Ruangan pengumuman dikosongkan.

Guna Google Keep untuk berkongsi nota

Kongsikan
Kita memerlukan ruangan khas untuk berkongsi nota supaya mudah antara ahli membuat rujukan, tempat yang paling ideal bagi tujuan ini ialah Google Keep.

Google Keep adalah aplikasi untuk menulis nota yang dikeluarkan oleh Google. Ia menjadi pilihan kerana ringkas dan amat mudah digunakan pada kedua-dua platform baik Android ataupun iOS.

Bagi sesiapa yang belum menggunakannya bolehlah pasang sekarang di dalam telefon pintar masing-masing, dapatkan di Google Play dan App Store.

Google Keep juga terdapat versi web, jika mahu menaip nota yang panjang eloklah diakses melalui web.

Google Keep
Google Keep versi web sesuai dibuka terutama sekali ketika menaip nota yang panjang

Perkara yang boleh dilakukan oleh Google Keep

Google Keep
  • Menyimpan nota dalam bentuk teks
  • Senarai semak iaitu checklist
  • Juga boleh melukis, mungkin boleh membuat lakaran sesuatu idea
  • Kolaborasi nota bersama pasukan

Tip menggunakan Google Keep

1. Cipta label untuk klasifikasikan nota

Bagi memudahkan carian terhadap nota yang telah disimpan, cipta label seperti password, keluarga, pelancongan atau apa sahaja yang dirasakan sesuai dengan kegunaan anda. Apabila klik pada label, ia akan keluar nota yang khusus untuk label berkenaan.

Google Keep
Senarai keseluruhan label yang digunakan pada nota muncul di bahagian menu
Google Keep
Ketika melakukan suntingan terhadap nota, tandakan label yang bersesuaian

2. Pin, Warna, Label dan Arkib

Tap lama pada skrin (hold down) dalam 3 saat bagi memunculkan senarai fungsi pilihan pada bar bahagian atas aplikasi serta membolehkan memilih nota lebih daripada satu.

Google Keep
  • Pin: Meletakkan nota penting supaya berada pada kedudukan paling atas untuk memudahkan akses.
  • Warna: Menentukan warna latar sesuatu nota. Ketika scroll mencari nota, warna sedikit sebanyak membantu, bayangkan semua nota berwarna putih, mata kita lambat untuk kenalpasti melainkan terdapat warna ia lebih cepat bertindak untuk kenalpasti tajuk dan kandungan.
  • Label: Mengklasifikasikan nota mengikut topik.
  • Arkib: Nota yang telah disimpan di dalam arkib tidak lagi muncul di ruangan utama.

3. Kolaborasi nota bersama pasukan

Apabila dikatakan tentang produktiviti seperti bekerjasama atau kolaborasi. Ia kelihatan seperti ciri yang berlebihan untuk aplikasi menyimpan nota, namun ciri seperti inilah yang patut diberikan perhatian kerana apabila boleh berkolaborasi menggunakan aplikasi menyimpan nota, banyak perkara boleh dibuat.

Salah satu perkara yang sebenarnya ringkas tetapi merumitkan apabila kerja berpasukan ialah penyebaran maklumat. Seringkali maklumat penting terlepas pandang dan sukar dicari, apabila berhadapan dengan situasi kesuntukan masa, kelewatan mencapai maklumat adalah perkara yang mengundang tekanan.

Kebiasaan yang sering dibuat oleh kebanyakan orang ialah nota dikongsikan melalui aplikasi perbualan seperti WhatsApp. Cuba anda bayangkan apabila berada di dalam aplikasi perbualan, lebih-lebih lagi group chat, mesej yang disimpan pasti melangkau jauh dengan perbualan bersama rakan-rakan, ia tidak praktikal langsung.

Lihat gambar di bawah, klik sahaja pada Collaborators untuk tambah ahli yang hendak berkolaborasi.

Google Keep
Perkara paling baik dalam kerja berpasukan ialah kerjasama, dalam menyediakan nota percutian sebagai contoh, ahli yang terlibat di dalam kolaborasi bersama-sama membuat suntingan terhadap nota berkenaan supaya ada tambahan maklumat baharu
Google Keep

Berdasarkan gambar di atas, penerangan untuk nombor 1 hingga 4 adalah seperti berikut:

  1. Ketika mahu menambah ahli untuk kolaborasi, jika e-mel mereka telahpun disimpan di dalam Google Contacts, taip nama sahaja terus muncul nama-nama yang hendak dicari. Oleh itu, sentiasalah kemaskini senarai Google Contacts kerana sangat berguna dan ia berhubung antara satu sama lain di dalam rangkaian Google.
  2. Jika tiada di dalam Google Contacts maka masukkan alamat e-mel individu berkenaan.
  3. Family Group ialah Google Family Sharing yang hanya melibatkan 6 orang ahli yang ditetapkan di bahagian family sharing. Ahli kolaborasi adalah tiada had, Google Family Sharing akan diterangkan lebih lanjut kemudian.
  4. Jika ahli-ahli untuk berkolaborasi telah ditentukan, gambar profil dipaparkan pada sudut bawah nota menandakan mereka terlibat sama di dalam nota berkenaan, setiap kemaskini yang dibuat dapat dilihat bersama.
Google Keep
Apabila terdapat ahli yang melakukan suntingan, nama penyunting akan dipaparkan pada muka depan nota berserta waktu suntingan dibuat
Berkolaborasi di Google Keep adalah kaedah paling praktikal untuk berkongsi nota bersama pasukan.

Google Keep dan Apple Notes

Apple Notes tidak cross-platform seperti Google Keep. Oleh itu, saya lebih menyarankan penggunaan Google Keep bagi memudahkan perkongsian tanpa halangan antara sistem operasi yang berbeza kerana terdapat dikalangan rakan-rakan kita bukan semua menggunakan iPhone, ada juga yang menggunakan Android.

Penyelesaian untuk hal ini ialah gunakan Google Keep.

Kesimpulan

Beginilah cara paling efisien yang boleh dilakukan bersama untuk mengumpul maklumat. Sebagai contoh maklumat ahli keluarga, hendak mengumpul kesemua maklumat bukannya mudah. Tetapi, melalui Google Keep kita berjaya kumpulkan maklumat dengan lebih mudah kerana setiap keluarga membuat rekod masing-masing kemudian dikongsikan bersama, ketepatan maklumat lebih terjamin dan ianya pantas.

Setiap orang wajib menyimpan nota, persoalannya dimana anda rekodkan nota tersebut? Nota paling mustahak seperti kata laluan (password) yang digunakan pada e-mel, aplikasi, web, perbankan dan sebagainya hendaklah disimpan dengan baik. Cara paling mudah ialah semua maklumat penting disimpan pada satu tempat supaya mudah untuk dicari.

Kesimpulannya uruslah nota dengan baik, Google Keep adalah pilihan yang tepat untuk melakukan kerja-kerja ini.

Saya amat berharap perkongsian ini memberi manfaat kepada pembaca. Ikuti saya di Twitter untuk berhubung.

Adi Azudin

Menulis tutorial sejak 2014 sebagai panduan untuk diri sendiri dan akhirnya berkongsi panduan berkenaan di blog ini.

Panduan lain untuk dibaca

Tinggalkan Balasan

Alamat e-mel anda tidak akan disiarkan. Medan diperlukan ditanda dengan *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Penafian: Beberapa pautan pada blog ini adalah pautan afiliasi. Segala pautan ini adalah tidak memberikan anda sebarang kos tambahan, saya akan mendapat peratusan yang kecil iaitu komisen jika anda membuat pembelian dan saya hanya mengesyorkan produk yang terbaik!