Penggunaan Data Merge pada InDesign

Terlebih dahulu “variable data” hendaklah disenaraikan di dalam spreadsheet, disini saya gunakan Microsoft Excel. Database ini kemudiannya akan menjadi rujukan kepada InDesign untuk melaksanakan proses seterusnya, iaitu ketika fungsi Data Merge dilakukan. Proses ini amat mudah, tetapi saya lihat masih ada lagi designer yang tidak tahu menggunakannya.

1. Sediakan Data Dalam Excel

Mari kita mulakan, saya cuma mahu tunjukkan contoh bagaimana data merge berfungsi, andaikan anda mahu 10 keping kad staff yang memaparkan 3 maklumat utama iaitu: Nombor ID Staff, Nama mereka dan juga Jabatan yang mereka wakili. Ketiga-tiga maklumat ini hendaklah direkodkan kedalam Excel seperti gambaran dibawah:

excel-list

Selepas selesai key-in semua data yang dikehendaki, sila export file kepada format CSV (Comma delimited).

2. Sediakan Rekabentuk didalam InDesign

Sediakan susun letak & rekabentuk (layout & design) sebelum kita ke langkah seterusnya. Anda boleh menggunakan master pages untuk layout tetapi teks untuk kita gunakan nanti bersama csv file hendaklah diletakkan di halaman utama bukan master, jika tidak fungsi data merge tak menjadi.

Membuat new document berdasarkan saiz sebenar kad ID.

Step-1

Fungsi Place digunakan untuk link kepada grafik yang sudah siap. Link file letakkan di master page manakala teks yang anda akan taip nanti hendaklah guna halaman utama.

Step-2

3. Mulakan Proses Merge File CSV ke dalam InDesign

Klik pada Window > Utilities > Data Merge

Step-3

Select Data Source iaitu select kepada CSV file yang telah disavekan sebentar tadi.

Step-4
Step-5
Step-6

4. Memasukkan Fungsi Data ke Ruangan Teks Pada Kad

Highlight pada ruang teks kemudian klik field pada Data Merge. Dengan cara ini teks pada kad telah merge dengan data berkenaan. Lihat gambar di bawah, apabila teks telah berfungsi maka terdapat kurungan di kiri dan kanan.

Step-7

5. Merge kan Dokumen Yang Sudah Siap Untuk ke Langkah Terakhir

Create merged document:
Step-8

Akan keluar kotak preview seperti berikut:

Step-9

Anda biarkan sahaja default function, klik OK maka siaplah proses merge. Hasilnya anda akan mendapati terdapat 10 mukasurat, ini kerana terdapat 10 nama, atau sebaliknya, ianya berdasarkan kepada jumlah database yang anda sediakan.

Hasil akhir adalah nama staff, nama jabatan dan nombor ID kelihatan sepertimana dalam rekod di spreadsheet.

Step-10

Tinggalkan Balasan

Alamat e-mel anda tidak akan diterbitkan. Medan diperlukan ditanda dengan *